Kirjoittaja-arkisto: Taina Riipinen

10 touko

Kun säännöt muuttuvat pelin aikana

Blogissamme julkaistiin muutama viikko sitten; ”Mikä tappaa innostuksen ja luovuuden työpaikalla”? Esimerkki on totta ja valitettavasti ei ole kysymys yksittäisestä tapauksesta myrkyttää innostus.

Jatkan osittain samasta aiheesta, mutta näkökulma aiheeseen on toinen. Lopputulos on kuitenkin sama, sillä luovuuden/innostuksen hautajaisia vietetään myös silloin kun säännöt muuttuvat työyhteisössä tai niihin sitoudutaan vain siltä osin kuin se tuntuu itsestä mukavalta.

Olen saanut kehrätä kokemuksia, erilaisista työyhteisöistä, kolmenkymmenviiden vuoden aikana. Suurimman osan tuosta ajasta työntekijänä ja viimeiset kymmenen vuotta minulla on ollut ilo katsoa asiaa yrittäjän näkökulmasta, ulkopuolisena työyhteisön kehittäjänä, erilaisissa organisaatioissa.

Nykyään on kovin trendikästä puhua yrityksen arvoista, mutta miten lienee niiden mukainen toiminta arjessa? Arvojen pohjalta pidetään strategiapäiviä ja sovitaan pelisäännöistä, mutta käytännössä sääntöihin ei sitouduta vaan niitä muutetaan pelin edetessä itselle sopivaksi. Pian ei kukaan enää muista, että mitä alun perin on sovittu?

Vajoan hetkeksi ”nostalgiahapatukseen” sillä aidosti koen, että työurani alussa ei ollut arvo/pelisääntökeskustelua, mutta ihmiset käyttäytyivät toisiaan kohtaan arvostavasti. Kunnia-asia oli se, että työt hoidettiin siten, kuin oli sovittu, myös silloin kun se ei aina ollut oman mukavuusalueen sisäpuolella. Oli siis vähemmän puhetta, mutta enemmän tekoja, jossa tavoitteena oli yhteinen hyvä. Tästä sivutuotteena syntyi myös onnistuminen, työnilo ja yhteenkuuluvuuden tunne. Toisinsanottuna itse työn tulos oli niin palkitsevaa, että se oli sisäistä motivaatioita ylläpitävä voima.

Kokemukseni siitä, että yhteisiin asioihin ei sitouduta ja sopimuksista ei pidetä kiinni on myrkkyä kaikella tekemiselle ja tappaa innostuksen ja luovuuden. Pystyn hyvin jakamaan sen turhautumisen tunteen, kun sääntöjä muutetaan oman mielen mukaisesti, pelin edetessä. Arvo ei ole enää yhteinen hyvä vaan oma mukavuudenhalu ja maksimaalinen hyöty itselle.

Konkreettisesti tämä näkyy työyhteisössä siten, että käytännöt eivät toteudu yhteisten sopimusten mukaan vaan eniten siihen vaikuttaa se, kuka henkilö asian hoitaa. Keskusteluissa vilahtaa kommentti, että ”Matti on Matti”. Matille siis sallitaan toistuvasti käyttäytyä omalla tavallaan, vaikka se aiheuttaa hämmennystä muissa.

Ikävintä on, jos sääntöjen rikkominen alkaa jo johtotasolla. Sovitaan asioita yhdessä, jaetaan vastuualueita mutta tehdään kuitenkin siten kuin itse halutaan tai jätetään kokonaan tekemättä.

Työyhteisössä turvallisuuden tunne syntyy selkeästi sovituista asioista ja niihin sitoutumisesta. Esimerkin ja suunnan näyttää johto, jonka vastuulla on se, että tehdään, kuten on sovittu, kunnes toisin päätetään. Turvallisuuden tunne, mahdollistaa autonomian, ei uhkaa sitä.

Taina Riipinen

27 maalis

Ei päivää ilman muutosta

Suuret muutokset ovat viime vuosina ravistelleet yrityksiä ja nyt on muutoksen myllerryksessä julkinen sektori, toisinsanottuna koko Suomi.

Vuoden 2019 alussa Suomessa pitäisi toimia 18 monitoimialaista maakuntaa. 60 % kuntien budjeteista häviää, tehtävien siirtyessä maakuntiin. Väistämättä kunnan rooli muuttuu. Tulevaisuudessa keskeistä kunnan ja maakunnan näkökulmasta tulee olemaan monitoimijamalli ja palveluohjaus. Toisinsanottuna, hiekkalaatikolla jaetaan nyt leikkikalut uudelleen.

Muutoksen keskellä koemme, että näin rajua rajua muutosta ei ole koskaan ollut aikaisemmin. Se on vain tunne, joka ei pidä paikkaansa. Muutoksia on ollut ja tulee aina olemaan, tahti vain on nopeatempoisempaa kuin ennen.

Muutokseen liittyvä negatiivinen leima johtunee siitä, että emme kovinkaan herkästi innostu muutoksesta, jos se ei ole välttämätöntä. Emme tiedä mitä meille tapahtuu ja sen vuoksi haluamme välttää muutosta kaikin mahdollisin keinoin. Välttämätöntä siitä tulee yleensä siinä vaiheessa, kun huomataan, että entiset toimintatavat eivät ole johtaneet haluttuun lopputulokseen. Paluuta entiseen ei ole. Täytyy tehdä päätös, muutetaanko toimintatapoja vapaaehtoisesti vai tapahtuuko muutos pakon edessä kriisin kautta.

Muutoksen keskellä meidän tulisi vaalia viittä seikkaa, jotka ovat jokaisen ihmisen henkilökohtainen arvostus ja merkitys muille, varmuuden tunne tulevaisuudesta, autonomian tunne ja siihen liittyvä vaikutusmahdollisuus, turvallisuuden tunne yhteisössä sekä oikeudenmukaisuus.

Muutoksesta huolimatta jokaisen työyhteisön jäsenen pitäisi saada kokea olevansa edelleen arvostettu ja merkittävä työyhteisön jäsen. Minun, työyhteisön kehittäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että kun työtehtävät muuttuvat tai digitalisoitumisen myötä katoavat kokonaan, niin jotain pitäisi saada tilalle. Yhä useammin, muutoksen myötä, joudumme opettelemaan uusia asioita tai kouluttautumaan kokonaan uusiin tehtäviin.

Muutoksiin liittyy aina myös epävarmuutta. Muutostilanteissa päällimmäisenä ajatuksenamme usein on, mistä meidän nyt täytyy luopua. Epävarmuus lisää ahdistusta, joka on taas myrkkyä luovuudelle ja uusien ideoiden syntymiselle. Tämän vuoksi on tärkeää saada muutostilanteissa mahdollisimman paljon faktatietoa, että tiedon tyhjiö ei täyty huhuilla, joista toisinaan muodostuu meille epärealistinen todellisuus.

Erityisen haastavaa muutostilanteissa on säilyttää vahva autonomian eli hallinnan tunne. Varsinkin isojen muutosten edessä, monet meistä ajattelevat, että kaikki meitä koskevat päätökset ovat muualla päätetty. Vaaranna on se, että koemme kadottavamme, vähäisenkin valinnan vapauden hoitaa asioita oman näkemyksen mukaan. Tämä ei kasvata sisäistä motivaatiota eikä innostusta. Meistä tule alisuorittajia ja emme ole innostuneita, laadukkaan työn tekijöitä. ”Tehdään vaan se, mikä on pakko tehdä”.

Merkittävä on myös turvallisuuden tunne ja että muutoksesta huolimatta voimme tuntea kuuluvamme porukkaan. Voimme luottaa siihen, että meitä tuetaan ja saamme tarvittaessa opetella uusia asioita. Esimiestyön yksi merkittävä haaste, on huomioida ikääntyneiden työntekijöiden tarpeet, kun digitalisoituminen muuttaa työn luonnetta. Ei ole mitenkään tarkoituksenmukaista, että porukka jakaantuu kahteen; nuoriin ja vanhoihin työntekijöihin tai digiosaajiin tai ei digiosaajiin.

Oikeudenmukaisuuden kokemus vahvistaa ja lujittaa luottamusta kaikkien jäsenten kesken. Luottamuksen ilmapiiri taas luo pohjan tuottavalle työlle.

Muutostilanteissa on äärimmäisen helppoa haavoittaa ihmisten oikeudenmukaisuudentunnetta. Usein sen haavoittaminen tapahtuu ”vahingossa”. On kiire, asioista ei keskustella tarpeeksi, oletetaan tai yksinkertaisesti ei osata ajatella asioita toisen ihmisen näkökulmasta. Taito, jota kannattaa vaalia.

Muutoksen toteuttaminen vaatii rohkeutta, koska yleensä muutos pitää sisällään sellaisia ratkaisuja, jotka eivät ole kaikille mieluisia. Muutoksen keskellä meidän tulee kuitenkin kuunnella myös niiden ihmisten ajatuksia ja mielipiteitä jotka ovat kriittisiä muutosta kohtaan, sillä aidon vuoropuhelun ylläpitäminen antaa parhaan lopputuloksen. Vaikeissakin tilanteissa voimme toimia toisia kunnioittavalla tavalla.

Antti Kylliäinen kuvaa mestarillisen hienoin sanakääntein sen, että miten meidän pitäisi muutoksiin suhtautua? kirjassaan ”Paksunahkaisuudesta suurisieluisuuteen”

 ”Turvallisen työilmapiirin puuttuminen, huoli oikeudenmukaisuuden toteutumisesta, säröt esimiehen ja alaisten välisessä luottamuksessa ja puutteet muutoksesta ja sen syitä koskevassa tiedotuksessa ovat kaikki tekijöitä, jotka nakertavat työntekijän valmiutta muutokseen.

Siksi muutosvalmiuden puutteesta ei koskaan pidä mennä syyttämään yksilöitä ennen kuin syyt heidän asenteeseensa on tarkoin selvitetty.

Omaa parastaan ajattelevan työntekijän ei kuitenkaan kannata etsiä syitä kielteiseen asenteeseensa muutoksia kohtaan pelkästään ympäriltään, vaan myös omasta pääkopastaan.

Maailmassa, jossa muutos on jatkuvaa ja väistämätöntä, jatkuva muutosvastarinta tekee elämän raskaaksi ja vaikeaksi. Hänen, joka kasvattamalla itsensä muutosvalmiuden hyveeseen kykenee vapautumaan ainaisesta ahdistumisesta ja mielensä pahoittamisesta, kannattaa se jo oman hyvinvointinsa vuoksi tehdä”.

 

Taina Riipinen

17 helmi

Työhyvinvointi arjessa

IMG_1246

Työhyvinvointi on kulttuuriin sidottu asia, sillä ne seikat mitä me pidämme tärkeinä ja merkityksellisenä työhyvinvoinnin suhteen eivät ole pohdinnan kohteena esimerkiksi Euroopan ulkopuolella olevissa maissa.

Meillä keskustelun painopiste on yhä enemmän ihmisen kokonaisvaltaisessa hyvinvoinnissa, jonka yksi merkittävä osa työ on.

Työhyvinvointia on pidetty yksilön asiana. Näin ei kuitenkaan ole sillä yksilön hyvinvointi tai pahoinvointi vaikuttaa koko työyhteisön toimivuuteen, tulokseen ja pitkällä aikavälillä organisaation maineeseen ja julkiseen kuvaan.

Fyysiseen kuntoon ja ergonomiaan liittyvät asiat ovat tärkeitä. Tämän lisäksi täytyy kuitenkin muistaa, että työelämässä ei tarvita pelkästään terveitä ihmisiä, vaan myös työhön sitoutuneita ja innostuneita ihmisiä.

Mitä työyhteisössä voi tehdä itse työhyvinvoinnin saavuttamiseksi?

Vähäisetkin toimenpiteet ovat riittäviä ja vaikuttavia kun tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Yleensä nämä arjen käytännöt eivät myöskään maksa mitään.

Ensimmäinen on jokaisen työntekijän oma asenne omaa työtään ja työkavereitaan kohtaan. Positiiviset tunteet vahvistavat seuraavia asioita:

  • Lisäävät luottamusta
  • Neuvottelutulokset ovat parempia
  • Yhteisöllisyyden tunne on vahvempi
  • Lisää luovuutta
  • Antaa laajemman kokonaiskuvan asioista

Positiivinen asenne ei tarkoita, että asioiden uskotellaan olevan parhain päin ja ei uskalleta tarttua epäkohtiin. Päinvastoin positiivisuudesta seuraa se, että epäkohtiin tartutaan ja uskalletaan ottaa vaikeatkin asiat esille.

Positiivinen asenne vaikuttaa väistämättä vuorovaikutuksen laatuun ja määrään.

Toisena avaintekijänä on hyvä johtaminen. Johtajan tehtävä on varmistaa, että työn tekemisen olosuhteet ovat kunnossa. Esimiestyö pitää sisällään myös ihmisten johtamisen. Esimieheltä vaaditaan yhä parempia vuorovaikutustaitoja, läsnäoloa ja halua/kykyä ratkoa ongelmia.

Esimiehen tulee käyttäytyä johdonmukaisesti, olla oikeudenmukainen ja tehdä päätökset oikean tiedon perusteella. Minulle oikeudenmukaisuus tarkoittaa sitä, että samaa työtä tekeville joilla on samanlainen koulutustaso, maksetaan yhtä suurta palkkaa. Oikeudenmukaista on myös se, että jos on kaksi työntekijää, joista toisella on enemmän koulutusta, on ahkerampi, tekee parempaa tulosta niin saa myös parempaa palkkaa.

Hyvä esimies tekee myös virheitä. Tärkeää on, että kykenee tunnistamaan myös oman epäonnistumisensa tai väärin tehdyn päätöksen.

Samassa työpaikassa eri työntekijöiden kokemukset omasta työhyvinvoinnista voivat vaihdella suuresti: yksi turhautuu, toinen kokee työn iloa ja kolmas kamppailee jaksamisen äärirajoilla. Hyvinvointi työssä tai sen puute syntyy arjen tilanteissa.

Hyvinvointi työyhteisössä on siis sinun ja minun yhteinen asia.

Taina Riipinen

 

 

 

 

 

17 tammi

Kehityskeskustelua vai kehittävää keskustelua?

kehityskeskustelu

Hiljennyin joulun pyhinä, tämän kysymyksen äärelle, sillä monet esimiehet kysyivät minulta ohjeita, että kuinka pidän hyvän kehityskeskustelun? Heitä kuunnellessani havaitsin pienimuotoista turhautumista tätä ”pakkopullaksi” koettua menetelmää kohtaan. Myös siihen käytettävä aika, koettiin enemmän menetyksenä kuin saavutuksena.

Kun jokin asia saadaan menemään niin sanotusti jakeluun, on siitä poisoppiminen hemmetin vaikeaa. Silloinkin kun se ei enää palvele sitä tarvetta, mihin käytäntö on alun perin luotu.

Kehityskeskustelu on syntynyt amerikkalaisessa johtamiskulttuurissa, jonka syvin olemus painottuu tavoitteen ja tuloksen saavuttamiseen.

Olen täysin samaa mieltä, että tulosta pitää tehdä ja kannattavan toiminnan pitää olla tavoitteellista. Pidän kuitenkin ajatuksestani kiinni, että miten voimme tuottaa asiakaslähtöistä palvelua tai tuotetta, jos meiltä puuttuu vuorovaikutus asiakkaidemme tai omien työntekijöidemme kanssa.

Työsopimuslain (55/2001) 2 luku ja 1§ velvoittaa työnantajaa edistämään työntekijänsä mahdollisuuksia kehittyä työurallaan omien kykyjensä mukaan, mutta sanaa kehityskeskustelu ei tässä yhteydessä mainita. Mielestäni laki velvoittaa työnantajaa, mutta antaa myös vapautta käyttää sellaisia menetelmiä, jotka palvelevat tarkoitusta ja mahdollisesti tuottavat myös muutakin lisäarvoa kuten työniloa, sisäistä motivaatiota, työhyvinvointia, arvostuksen tunnetta ja parempaa tuottavuutta.

Tehokkuuden, tasa-arvon nimissä yritysten HR-osastot ovat luoneet kehityskeskusteluista yhdenmukaisen prosessin. Kerran vuodessa työntekijöiden sähköpostiin kilahtaa linkki, josta kirjaudutaan järjestelmään, jossa on lomake täytettäväksi kehityskeskustelua varten.

Ahdistuksen ja turhautumisen määrä on riittävä myös työntekijöiden keskuudessa. He kokevat, että samat kysymykset kysytään joka vuosi, mutta vastauksiin ei reagoida millään tavalla. Miksi siis kysyä jotain, jos ei halua tietää vastausta tai toimia vastauksen edellyttämällä tavalla?

Olen kohdannut satoja työntekijöitä vuosien aikana. Hedelmällisintä ovat olleet yksittäisten työntekijöiden haastattelut eri organisaatioissa. Tunti aikaa ja sokka irti. Mikä riemu, kun henkilö saa itse kertoa oman työnsä kaikista puolista. Minä kuuntelen.

Hiljaiseksi vetää se kohta, kun työntekijä kertoo, että tapaa esimiehensä fyysisesti kerran vuodessa, silloin kun pidetään kehityskeskustelu. Keskittämisen, organisaatioiden hajauttamisen ja tehokkuuden nimissä, kysyn itseltäni, että tähänkö on tultu?

Oppaita kehityskeskustelujen toteuttamiseen löytyy pilvin pimein. Netti on turvoksissa ohjeita ”Miten pidän hyvän kehityskeskustelun”? Se on yksi tapa toimia, turvallinen ja kun esimiestyö on myös tarkkailun kohteena voi laittaa ruksin laatikkoon, että henkilöstön kanssa on kehityskeskustelut pidetty. Tehtävä on siis täytetty.

Mitä jos vuonna 2017, sinä esimiehenä tekisit asiat toisin? Vahvistaisit omalla esimiestyölläsi luottamuksen ilmapiiriä, hyvää arkipäivän kohtaamista, vuorovaikutusta ja olisit aidosti läsnä.

Jatkuvaan kehittävään keskusteluun heittäytyminen vaatii rohkeutta ja aitoa läsnäoloa, mutta sen anti on merkittävästi parempi kuin yksittäinen kerran vuodessa käytävä kehityskeskustelu.

Kuulisin mielelläni, että kuinka onnistuit! Onnistumisen jakaminen rohkaisi myös muita tekemään asioita toisin ja paremmin kuin ennen.

Taina Riipinen