Kirjoittaja-arkisto: Minna Björkman

14 marras

Sanotko ”Tahdon” myös työpaikallasi?

Ärsyttää, kun tuo ei tee sitä mitä pitäisi. Ärsyttää sekin, kun tuo tekee aina noin. Oikeastaan ärsyttää koko ihminen.

Joskus ärsytykset selvitetään hämmästyttävän yksinkertaisella tavalla, puhumalla. Kun sanotaan reilusti ääneen asiat jotka hiertävät mieltä, niille voidaan tehdä jotain. Toimintaa on vaikea korjata, jos ei edes tiedetä, että jotain korjattavaa olisi. Pieniä ärsytyksiä voi välttää minimoimalla sellaiset tilanteet, missä sitä syntyy. Myös se, että kääntää ajatuksensa toisen ihmisen hyviin puoliin, voi auttaa työelämän arjessa. Ja voihan sitä joskus jopa keskittyä ihan vain työn tekemiseen. Ärsytys on normaali osa elämäämme, sitä tulee ja menee.

Kuitenkin silloin, kun ihmissuhteissa alkaa hiertämään oikein kunnolla, voidaan puhua konfliktista. Työpaikalla oleva konflikti näkyy, tuntuu ja kuuluu. Se ei ole enää kahden ihmisen välinen asia, vaan koko työyhteisön asia. Kun tällainen tilanne havaitaan, esimiehen tehtävänä on astua esiin ja ottaa vetovastuu tilanteen selvittämisestä.

Selvittäminen alkaa molempien osapuolien kuulemisella. Haastavin tehtävä tässä vaiheessa on saada riitaisat osapuolet siirtymään tunnetasolta asiatasolle. Ratkaisua haetaan työn ja toiminnan näkökulmasta.

Osapuolille selitetään konfliktin vaikutukset työyhteisöön, asiakkaisiin ja yrityksen tulokseen. Mitä konkreettisemmista asioista puhutaan, sitä helpompaa on säilyttää asiataso. Esimiehen tehtävänä on pysyä tilanteessa tasapuolisena ja neutraalina. Esimies valvoo ja seuraa tilannetta. Hän ei tee ratkaisuja muiden puolesta.

Kun asiatason vuoropuhelu on saatu käyntiin, määritellään konkreettiset tavoitteet molemmille osapuolille. Tavoitteen saavuttamiseksi tehdään selkeät pelisäännöt ja asetetaan aikaraja, milloin tilanne otetaan uudelleen tarkasteltavaksi. Jotta osapuolet haluavat sitoutua tämän tavoitteen saavuttamiseen, heidän tulee ymmärtää tavoitteen tuomat vaikutukset ja hyödyt.

Kuinka pitkälle tällaisen asian jauhamisessa voidaan sitten mennä? Entä miten kauan esimiehellä on velvollisuus yrittää auttaa? Missä vaiheessa peli voidaan puhaltaa poikki?

Jos ratkaisua ei syystä tai toisesta synny, voidaan osapuolille asettaa kysymys: Onko tämä sinun paikkasi? Tällä kysymyksellä arvioidaan sitä, ymmärtääkö tai haluaako henkilö ymmärtää oman työnsä vaatimukset ja tavoitteet. Sen jälkeen voidaan uudelleen kysyä, että toimitko niin että vaatimukset ja tavoitteet täyttyvät?

Ihmisten väliset suhteet ovat kimurantteja ja niiden selvittämiseen ei ole yhtä oikeaa tietä. Jokainen meistä ajattelee ja tuntee eri tavalla. Jaksamisemme määrät vaihtelevat. Loukkaannumme helposti tai emme ollenkaan. Vedämme rajat eri kohtiin. Kuitenkin me voimme itse vaikuttaa omiin ajatuksiimme ja kehittyä.

Työelämän suhteissa pätevät monesti samat säännöt kuin parisuhteessa. Jokapäiväinen arki vaatii ripauksen työtä onnistumisen eteen. Molemmissa se on hyvin pitkälle tahdon asia.

Minna Björkman

25 syys

Esimiehen itsetuntokin kaipaa tukea

Esimieheltä vaaditaan osaamista ja muiden arvostamista. Esimies kertoo oikeat vastaukset kysymyksiin ja kertoo mitä seuraavaksi tehdään. Esimies kuuntelee muiden murheet ja selvittää ne. Esimies on juoksupoika, joka hoitaa muiden asioita omien asioidensa ohella koko ajan valittamatta – koska hän on esimies.

Hyvä esimies tarvitsee tukea työlleen, olkoon se sitten kuuntelemista tai suunnan näyttämistä. Johtajan rooli on raskas kantaa yksin, siksi oman itsetunnon kohotus voi välillä olla tarpeen.

—On ihanaa, kun oma itsetunto esimiehenä vahvistuu, toteaa asiakas tapaamisemme jälkeen.

Tapaaminen on arkisten asioiden pyörittämistä, tehtyjen ratkaisujen analysointia ja uusien näkökulmien avaamista. Monelle asiakkaalle reilun tunnin tapaaminen on hengähdystauko, jossa esimies saa olla ihminen omine ajatuksineen ja murheineenkin. Draamaa ei haeta, vaan usein keskustelu ja omien ajatusten sanominen ääneen riittää. Ihminen itse löytää parhaat ratkaisut, jos hänelle annetaan siihen oikea aika ja paikka. Suurin viisaus asuu ihmisen oman pään sisällä.

Jos jokainen tienhaara tuntuu päättyvän umpikujaan tai vieraalle tielle lähteminen pelottaa, työnohjaus voi tällöin toimia navigaattorina. Työelämässä näitä tienristeyksiä tulee vastaan muutostilanteissa, ihmisten pitkään jatkuneissa konflikteissa ja joskus myös omaan työhön kyllästyessä.

Toisinaan reilun tunnin mittainen istunto kerran kuussa on työaikaa, joka maksaa itsensä takaisin parantuneena työilmapiirinä ja vähentyneinä sairauspoissaoloina.

Parhaimmillaan esimies on mahdollistaja ja työryhmän palvelija. Hän opettaa ihmiset ajattelemaan itse ja antaa työntekijöille mahdollisuuden näyttää taitonsa ja olla luottamuksen arvoisia. Kun luottamus lepää koko työryhmän harteilla, myös esimies nukkuu yönsä hyvin.

Minna Björkman

15 maalis

Pää kylmänä paineen alla

 Luulet olevasi menossa kuukauden myyntipalaveriin, jossa käydään läpi myyntiä, sinulle tuttua asiaa. Saavut kokoushuoneeseen ja paikalla onkin tuttujen naamojen lisäksi iso pomo, joka istuu ilmeettömänä pöydän päässä. Huomaat että pulssisi nousee ja kädet alkaa hikoamaan, olenkohan valmistautunut tarpeeksi, olenko valmistautunut oikeaan asiaan? Miksi tuo iso pomo on täällä? Mitä nyt tapahtuu?

Koska aivomme ovat kivikaudelta niissä on myös kivikauden käyttöjärjestelmä. On ollut tarkoituksenmukaista keskittyä vaarojen minimointiin ja palkkion maksimointiin, kaikki tapahtumat joissa olemme mukana tulkitaan sen takia akselilla vaarallinen – palkitseva, pois tai kohti. Tunnekeskuksemme aktivoituu helposti ja vaaran tai uhan kokemus on nopeampi, voimakkaampi ja pitkäkestoisempi kuin palkkion kokemus. Hälyytymme ensin.

Alan miettiä muistankohan kaikki asiat oikein. Osaanko tuoda asiat fiksusti esiin? Mitähän tuo pomo minusta ajattelee? Onkohan tuo pomo täällä sen takia, että kolme viimeistä kuukautta myynti on ollut laskussa. Aikooko se haukkua meidät?

Uhan kokeminen alentaa kognitiivisia resurssejamme, ja oman ajattelun ajattelu, reflektointi, on vaikeampaa. Se saa sinut puolustuskannalle ja helpommin erehtymään tulkitsemaan tilanteet vaaroina. Jos työn arjessa on usein tilanteita joissa koemme lievääkin uhkaa kapasiteettimme ei ole parhaassa mahdollisessa käytössä, ja tunnemylläkän kanssa elämiseen menee paljon energiaa. Hälytila aivoissa aiheuttaa myös sen että tilanteiden virhetulkinnan riski kasvaa.

Huomaan, että palaverissa minua alkaa ärsyttämään. Miksi minulle ei ole kerrottu, että pomo tulee käymään. Tämän palaverin jälkeen käyn kyllä kysymässä esimieheltäni miten meillä oikein tiedotetaan asioista! Yhtä äkkiä tajuan, että en ole kuullut mitään mitä iso pomo palaverissa on puhunut. Kaikki tuijottaa minua ja nyt pitäisi osata sanoa jotain.

Tunteiden tukahduttaminen ei näissä hälyyttävissä tilanteissa auta vaan tehokkain tapa on tunnistaa tunnetilat, nimetä ne itselleen ja sen jälkeen päättää mitä niille kussakin tilanteessa aikoo tehdä ja kuinka paljon niiden antaa tilanteessa vaikuttaa.

Kehitä oman ajattelusi reflektointia, tunnistamaan omat tunnetilasi. Ole tietoinen asioista jotka voivat lisätä tunne reaktioitasi ja mieti tavat joilla ne saadaan minimoitua ennen kuin tunnekuohu kasvaa. Harjoittele tunteiden huomioimista jo aikaisemmin, jotta kehityt omien tunnetilojesi toteamisessa aikaisessa vaiheessa. Kun huomaat, että voimakas tunne nousee, fokusoi huomiosi johonkin muuhun asiaan ennen kuin tunne vie vallan. Harjoittele tunteisiin liitettäviä sanoja, jotta saat tunteen hälvenemään, kun se tulee. Tarkkaile milloin esimerkiksi epävarmuuden tunne tai oman kontrollin väheneminen herättää hälytilan ja harjoittele tämän huomaamista ajoissa.

Kaikki edelleen tuijottavat minua. Vedän henkeä ja sanon; anteeksi en kuullut kysymystä, voisitteko toistaa. Nyt keskityn kuuntelemaan ja päätän ohittaa ärtyneisyyteni nyt ja keskustelen asiasta myöhemmin esimieheni kanssa. Tosin ennen sitä tulen keskustelemaan tästä viiden parhaan työkaverini kanssa.

Minna Björkman