Artikkeli

Tehokasta ajankäyttöä – rennosti hengitellen

25 tammikuun 2017 Anu Rajala Blog

Ajanhallinta

Joulun aikaan kuntosalilla käydessäni huomasin lomautuneeni. Tunne oli hyvin voimakas ja tuli tilanteessa, kun tajusin ettei minulla olekaan kiire, salilta pois suorittamaan monen moisia arjen tehtäviä, vaan voin jäädä rauhassa venyttelemään ja poiketa vielä saunaankin. Helpotuksen tunne tuntui koko kehossa ja mieli oli kepeä ja virkeä. Jäin pohtimaan miten tämän tunteen voisi säilyttää arkenakin.

Usein työnohjauksessa mietimme asiakkaan kanssa miten saisi ajan riittämään kaikkiin työtehtäviin. Miten kalanteroisi, priorisoisi ja delegoisi tehokkaasti? Miten vielä kaiken tämän jälkeen löytäisi tilaa työnilolle, flow’n tunteelle ja rennolle työotteelle, joka lisäisi luovuutta ja tuottavuutta?

Arjessa aikataulujen ja suoritteiden kanssa kamppaillessa on välillä hyvä pysähtyä pohtimaan; miten minä näitä asioita pyöritän? Onko tämä minua kuluttavaa vai tsemppaako tahti uusiin haasteisiin? Tärkeintä on tunnistaa omat tavat ja oman jaksamisen rajat sekä miettiä haluanko niihin muutosta.

Kun ajankäyttöön haluaa muutosta, on ensin hyvä kuulostella millaisia työpäiväni ovat. Mikäli koet päivän aikana säntäileväsi asiasta toiseen ja sammuttavasi vain tulipaloja, on syytä harkita selkeää priorisointia. Aamulla töihin tullessa käytä ensimmäiset 15 minuuttia töiden suunnitteluun. Mitä hoidan tänään? Mitä teen aamupäivällä ja mitä iltapäivällä? Mitä yllättäviä asioita voi tulla eteen? Onko minulla niille aikaa vai voiko ne odottaa? Siirrä asiat pään ulkopuolelle, listaamalla, piirtämällä, kuvaamalla. Tällöin kaikkia asioita ei tarvitse kannatella mielessä ja aivoissa vapautuu energiaa. Pilko asiat pieniin käsiteltäviin osiin, jolloin ahdistuksen tunteen saa minimoitua. Minä pystynkin tekemään nämä työt tänään!

Mikäli mahdollista jaksota työ oman vireystasosi mukaiseksi. Oletko enemmän aamuihminen, jolta sujuu työt parhaiten heti aamutuimaan vai iltaihminen, jonka aivotoiminta käynnistyy kunnolla vasta aamupäivän jälkeen. Tee isot pohdittavat kokonaisuudet vireystasosi ollessa parhaimmillaan ja jätä rutiinitehtävät kohtiin, jolloin vireystaso on laskussa, esimerkiksi lounaan tai kokouksen jälkeen. Hyvällä suunnittelulla isoja kokonaisuuksia saa vietyä paremmin eteenpäin, joka taas lisää työn mielekkyyttä ja palkitsevuutta.

Keskittymistä vaativissa tehtävissä pyri poistamaan häiriötekijät. Sekä sisäiset että ulkoiset impulssit häiritsevät työn tekoa jatkuvasti. Ne tulevat mieleen nopeasti, keskeyttävät tekemisen ja niiden estäminen on työlästä. Keskittymisen herpaantuessa tuntuu, että työstä ei oikein saa otetta, jää haaveilemaan tai helposti keksii kaikkea muuta tehtävää varsinkin jos työtehtävä ei ole kiinnostava. Sisäisille impulsseille on hyvä antaa sen verran aikaa, että ne tiedostaa ja päättää mitä niille tekee. Antaako niille nyt huomion vai siirtääkö ne myöhempään ajankohtaan. Esimerkiksi jokin huoli, joka työntyy mieleen jatkuvasti, päätän käsittelenkö asiaa nyt vai varaanko murehtimiseen aikaa johonkin toiseen ajankohtaan. Tällöin asia ei jää roikkumaan ja muistuta läsnäolostaan jatkuvasti. Aivoissa vapautuu tilaa muuhun ajatteluun.

Ulkoisista impulsseista aina tavoitettavissa olo vie paljon energiaa ja tekee kaikesta rönsyilevää. Pyri siihen, että pystyt tekemään työtä ainakin muutaman tunnin työpäivästä täysin häiriöttä. Sulje sähköposti tehdessäsi keskittymistä vaativaa työtehtävää, laita puhelin äänettömälle, kerro työkavereille tarvitsevasi hiljaisen ajan. Avokonttorityössä keskittymisen maksimointiin tarvitaan pelisääntöjä kuten hiljaiset tunnit, vetäytymistilat, kuulokkeet jne.

Katso työskentelyäsi säännöllisesti myös ulkopuolisin silmin. Mihin käytän aikaani? Onko se tavoitteellista ja tehokasta? Tarkastele voinko tehdä asioita toisin. Miten muut saavat aikansa riittämään? Keskustele ajankäytöstä työkavereiden kanssa. Miettikää yhdessä esimerkiksi millaisia palaverikäytäntöjä teillä on. Miten niihin valmistaudutaan ja miten aikataulussa pysytään. Vievätkö ne kaiken energian vai saavutetaanko niissä hyvä tekemisen meininki.

Muutosta tehdessäsi muista silti olla armollinen itsellesi. Aivot tarvitsevat paljon toistoa, toistoa, toistoa muuttaakseen pinttyneitä tapojaan. Aseta itsellesi tavoitteen rinnalle useita pieniä välitavoitteita ja palkitse itseäsi ne saavutettuasi. Mieti itseäsi vuoden kuluttua uuden toimintatavan tekijänä. Mitä lisäarvoa se tuo elämääsi? Missä olen onnistunut? Miten se näkyy käytännössä?

Kiireetöntä arkea tavoitellen, kepein askelin kohti uusia haasteita.

Anu Rajala

 

Lähetä kommenttisi tästä

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Merkityt kentät ovat pakollisia *